Електронний підпис уже давно став звичайним інструментом для підписання документів без друку, сканування та особистих зустрічей. Договори, заяви, звернення, акти та інші документи можуть підписуватися в електронній формі, якщо сторони використовують належний електронний підпис.
Найчастіше в побуті використовують поняття КЕП та Дія.Підпис.
Що таке КЕП
КЕП — це кваліфікований електронний підпис. Простими словами, це цифровий підпис особи, який дозволяє підтвердити, хто саме підписав електронний документ, і чи не змінювався документ після підписання.
КЕП виконує ту саму практичну функцію, що й власноручний підпис на паперовому документі, але використовується для електронних файлів.
За допомогою КЕП можна підписати PDF-документ або інший файл, після чого формується підписаний електронний документ або окремий файл підпису.
Чи є Дія.Підпис КЕП
Так. Дія.Підпис є кваліфікованим електронним підписом.
Тобто Дія.Підпис не слід сприймати як щось окреме від КЕП або як “спрощений підпис”. Це один із зручних способів користування КЕП через сервіси Дії.
Різниця полягає не в юридичній природі підпису, а у способі його отримання та використання.
КЕП можна отримати через кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг, зокрема через окремі банки, державні сервіси або інші центри сертифікації. Дія.Підпис, у свою чергу, дозволяє користувачу підписувати документи через застосунок або портал Дія.
Як можна отримати або використовувати КЕП
На практиці є кілька поширених способів:
- отримати КЕП через банк або онлайн-банкінг;
- отримати КЕП у кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг;
- скористатися Дія.Підписом;
- використовувати вже наявний електронний ключ для підписання документів через відповідні онлайн-сервіси.
Для більшості звичайних ситуацій Дія.Підпис є зручним варіантом, оскільки дозволяє підписати документ онлайн без складних технічних дій.
Як підписати PDF-документ через Дію
Один із найпростіших способів — скористатися сервісом підписання документів на порталі Дія.
Загальний порядок дій такий:
- перейти на портал Дія;
- авторизуватися;
- відкрити розділ “Підписання документів”;
- завантажити PDF-файл, який потрібно підписати;
- обрати підписання за допомогою Дія.Підпису або іншого електронного підпису;
- пройти підтвердження;
- зберегти підписаний файл.
Після підписання документ може бути сформований, зокрема, у форматі .p7s або .asice. Саме такий файл зазвичай і потрібно надсилати іншій стороні як підписаний електронний документ.
Що таке файл .p7s або .asice
Коли документ підписується КЕП, результат не завжди виглядає як звичайний PDF із видимим підписом на сторінці.
Часто формується окремий файл підпису або спеціальний контейнер, у якому міститься інформація про підпис, підписанта, сертифікат та цілісність документа.
Тому файл із розширенням .p7s або .asice не потрібно відкривати як звичайний текстовий документ. Його потрібно перевіряти через спеціальний сервіс перевірки електронного підпису.
Як перевірити електронний підпис
Перевірити підписаний файл можна через офіційні сервіси перевірки електронного підпису.
Під час перевірки сервіс зазвичай показує:
- ким підписано документ;
- коли накладено підпис;
- чи чинний сертифікат підписанта;
- чи не було змінено документ після підписання;
- чи можна завантажити підтвердження перевірки підпису.
Це важливий етап, оскільки сам факт наявності файлу ще не завжди означає, що підпис коректний. Потрібно перевірити саме результат перевірки підпису.
Чому електронний підпис може не відображатися у самому PDF
Поширена ситуація: людина відкриває PDF-файл і не бачить на ньому звичного підпису або печатки. Це не обов’язково означає, що документ не підписаний.
Електронний підпис може бути накладений не як картинка на сторінці, а як технічний цифровий підпис до файлу. У такому випадку його потрібно перевіряти не візуально, а через сервіс перевірки КЕП.
Іншими словами, для електронного документа головне не те, чи видно підпис на сторінці, а чи підтверджується підпис під час технічної перевірки.
На що звертати увагу після підписання
Після підписання документа бажано перевірити:
- чи правильно обрано файл для підписання;
- чи сформувався підписаний файл;
- чи відкривається або перевіряється файл через офіційний сервіс;
- чи вказані правильні дані підписанта;
- чи не було змінено документ після підписання;
- чи збережено саме підписаний файл, а не лише початковий PDF.
Якщо документ підписують декілька сторін, важливо, щоб кожна сторона підписувала саме актуальну версію документа, а після підписання був збережений файл із усіма необхідними підписами або відповідний контейнер підписаного документа.
Висновок
КЕП — це повноцінний електронний підпис, який дозволяє підписувати документи онлайн. Дія.Підпис також є КЕП і є одним із найзручніших способів підписання документів для фізичних осіб.
Після підписання важливо не просто переслати PDF-файл, а зберегти та передати саме підписаний файл у відповідному форматі, наприклад .p7s або .asice. А для впевненості документ варто перевірити через офіційний сервіс перевірки електронного підпису.